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Assistant(e) de Direction

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Description

L’assistant(e) de direction gère l’activité d’un ou plusieurs responsables : planning, déplacements, préparation de réunions, accueil…). Il/elle coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Il/elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel…) ou d’événements spécifiques (séminaires, salons,…). Il/elle peut également coordonner une équipe.

Environnement, Tendances & Expériences

Environnement et conditions de travail

Cet emploi/activité nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphone, visites) provenant de l'entreprise, de l'extérieur ou du chef hiérarchique. Les horaires sont généralement réguliers. L'activité peut nécessiter des déplacements occasionnels.

Expériences

Accessible directement à partir de formations de niveau III (BTS de secrétariat) et de niveau II (licence ou maîtrise) accompagnées de la connaissance d'une ou plusieurs langues étrangères. L'accès indirect est possible avec des formations de niveaux V et IV (BEPC, CAP, Bac professionnel) lorsqu'elles sont complétées par une expérience confirmée.

Savoir-faire

COLLABORATION

Expression / Communication orale :

Communiquer en situation professionnelle dans une langue étrangère
Rendre compte oralement et/ou par écrit de son travail

RH & FORMATION

Communication interne :

Concevoir des actions de sensibilisation et de communication interne
Concevoir des supports de communication et de formation interne

Gestion des ressources humaines :

Mettre en œuvre une procédure de recrutement

RELATIONS EXTERNES

Accueil / Relation client :

Accueillir, renseigner et orienter des personnes, physiquement ou par téléphone

Réseau relationnel :

Identifier les bons interlocuteurs dans l’organisation

APPRENTISSAGE & RÉSOLUTION DE PROBLÈMES

Recherche et analyse d’informations :

Rechercher l’information nécessaire à la résolution d’un problème
Rédiger un document, faire preuve d’aisance rédactionnelle

RÈGLES & ORGANISATION

Reporting / Indicateurs :

Analyser, exploiter des données et des indicateurs
Réaliser un reporting

Auto-organisation / Gestion du temps :

Gérer son temps et ses priorités

PLANIFICATION & PILOTAGE

Consignes :

Transmettre des consignes ou des instructions (orales ou écrites)

Pilotage d’activité, de projet :

Concevoir des indicateurs, un tableau de bord

ADMINISTRATION & GESTION

Suivi administratif :

Effectuer le suivi des commandes, la facturation et l’encaissement
Elaborer des procédures administratives
Etablir, suivre, mettre à jour des dossiers administratifs
Réaliser une gestion documentaire
Réceptionner et trier des documents

JURIDIQUE & CONTRATS

Contrats :

Vérifier le respect des clauses contractuelles

Expertise juridique :

Veiller au respect des dispositions légales et réglementaires

Autres appellations

Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction bilingue

Assistant / Assistante de direction trilingue

Assistant / Assistante de manager

Attaché / Attachée de direction

Office manager

Secrétaire de direction

Secrétaire de direction bilingue

Secrétaire de direction trilingue