Description
L’assistant(e) de direction gère l’activité d’un ou plusieurs responsables : planning, déplacements, préparation de réunions, accueil…). Il/elle coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Il/elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel…) ou d’événements spécifiques (séminaires, salons,…). Il/elle peut également coordonner une équipe.
Environnement, Tendances & Expériences
Environnement & conditions de travail
Cet emploi/activité nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphone, visites) provenant de l’entreprise, de l’extérieur ou du chef hiérarchique. Les horaires sont généralement réguliers. L’activité peut nécessiter des déplacements occasionnels.
Expériences
Accessible directement à partir de formations de niveau III (BTS de secrétariat) et de niveau II (licence ou maîtrise) accompagnées de la connaissance d’une ou plusieurs langues étrangères. L’accès indirect est possible avec des formations de niveaux V et IV (BEPC, CAP, Bac professionnel) lorsqu’elles sont complétées par une expérience confirmée.
Savoir-faire
COLLABORATION
Expression / Communication orale :
- Communiquer en situation professionnelle dans une langue étrangère
- Rendre compte oralement et/ou par écrit de son travail
RH & FORMATION
Communication interne :
- Concevoir des actions de sensibilisation et de communication interne
- Concevoir des supports de communication et de formation interne
Gestion des ressources humaines :
- Mettre en œuvre une procédure de recrutement
RELATIONS EXTERNES
Accueil / Relation client :
- Accueillir, renseigner et orienter des personnes, physiquement ou par téléphone
Réseau relationnel :
- Identifier les bons interlocuteurs dans l’organisation
APPRENTISSAGE & RÉSOLUTION DE PROBLÈMES
Recherche et analyse d’informations :
- Rechercher l’information nécessaire à la résolution d’un problème
- Rédiger un document, faire preuve d’aisance rédactionnelle
RÈGLES & ORGANISATION
Reporting / Indicateurs :
- Analyser, exploiter des données et des indicateurs
- Réaliser un reporting
Auto-organisation / Gestion du temps :
- Gérer son temps et ses priorités
PLANIFICATION & PILOTAGE
Consignes :
- Transmettre des consignes ou des instructions (orales ou écrites)
Pilotage d’activité, de projet :
- Concevoir des indicateurs, un tableau de bord
ADMINISTRATION & GESTION
Suivi administratif :
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation et l’encaissement
- Elaborer des procédures administratives
- Etablir, suivre, mettre à jour des dossiers administratifs
- Réaliser une gestion documentaire
- Réceptionner et trier des documents
JURIDIQUE & CONTRATS
Contrats :
- Vérifier le respect des clauses contractuelles
Expertise juridique :
- Veiller au respect des dispositions légales et réglementaires
Autres appellations
- Assistant / Assistante de direction
- Assistant / Assistante de direction bilingue
- Assistant / Assistante de direction trilingue
- Assistant / Assistante de manager
- Attaché / Attachée de direction
- Office manager
- Secrétaire de direction
- Secrétaire de direction bilingue
- Secrétaire de direction trilingue
Codes Romes
Code Rome
- M1604 – Assistanat de direction
Métiers proches
- D1401 – Assistanat commercial
- M1605 – Assistanat technique et administratif