Industries pétrolières

Secrétaire / Assistant(e)

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Description

Assurer et/ou organiser, pour un supérieur hiérarchique ou pour une équipe, au moyen des outils bureautiques, le traitement et la circulation des informations, des documents et des communications téléphoniques liés à l’activité du service ou au suivi de dossiers.

Environnement, Tendances & Expériences

Environnement et conditions de travail

Accueil téléphonique ou physique des personnes / groupes / publics
Prise de rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité
Traitement et rédaction de courriers, de documents, diffusion d'informations
Rédaction et mise en forme des informations (note de service, courrier, courriel, fiche utilisateurs, ..)
Montage de dossiers
Prise de notes orales et saisie de documents
Réalisation d'activités administratives (réservation de salles, de déplacements et d'hébergement, factures, commandes de matériel, etc.) et logistiques courantes (reprographie, gestion du courrier, dossiers, de documents, ..)
Recherche et mise à jour de données, de tableaux concernant l'activité de l'unité
Classement et archivage de documents

Expériences

Bac ou BTS/DUT spécialisés (BAC+2)

Savoir-faire

Support Administratif

Gestion Des Informations

Accueillir et orienter les personnes
Prendre des rendez-vous et tenir les agendas
Rédiger et diffuser des documents

Activités Logistiques

Réaliser des activités administratives
Rechercher et mettre à jour des données
Classer et archiver des documents

Autres appellations

Documentaliste

Gestionnaire administratif

Responsable de la gestion des carrières

Responsable paie et administration du personnel

Intervenant en support technique utilisateurs

Intervenant en assistance applicatifs