Secrétaire / Assistant(e)
Description
Assurer et/ou organiser, pour un supérieur hiérarchique ou pour une équipe, au moyen des outils bureautiques, le traitement et la circulation des informations, des documents et des communications téléphoniques liés à l’activité du service ou au suivi de dossiers.
Environnement, Tendances & Expériences
Environnement et conditions de travail
Accueil téléphonique ou physique des personnes / groupes / publics
Prise de rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité
Traitement et rédaction de courriers, de documents, diffusion d'informations
Rédaction et mise en forme des informations (note de service, courrier, courriel, fiche utilisateurs, ..)
Montage de dossiers
Prise de notes orales et saisie de documents
Réalisation d'activités administratives (réservation de salles, de déplacements et d'hébergement, factures, commandes de matériel, etc.) et logistiques courantes (reprographie, gestion du courrier, dossiers, de documents, ..)
Recherche et mise à jour de données, de tableaux concernant l'activité de l'unité
Classement et archivage de documents
Prise de rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité
Traitement et rédaction de courriers, de documents, diffusion d'informations
Rédaction et mise en forme des informations (note de service, courrier, courriel, fiche utilisateurs, ..)
Montage de dossiers
Prise de notes orales et saisie de documents
Réalisation d'activités administratives (réservation de salles, de déplacements et d'hébergement, factures, commandes de matériel, etc.) et logistiques courantes (reprographie, gestion du courrier, dossiers, de documents, ..)
Recherche et mise à jour de données, de tableaux concernant l'activité de l'unité
Classement et archivage de documents
Expériences
Bac ou BTS/DUT spécialisés (BAC+2)
Savoir-faire
- Accueillir et orienter les personnes / groupes / publics
- Prendre des notes
- Synthétiser des données et des informations et rédiger des documents dans son domaine de spécialité
- Conduire un entretien en face à face et / ou téléphonique
- Elaborer un plan de classement et d’archivage
- Utiliser les outils bureautiques, les systèmes d’informations et les logiciels dédiés
- Ajuster le plan de charge en fonction de divers paramètres / priorités (charge, demandes clients, moyens à disposition, délais requis, etc.)
- Discerner les informations confidentielles de celles qui peuvent être communiquées en interne / externe
- Transmettre des informations liées à l’activité de manière claire et compréhensible, auprès de différents interlocuteurs
- Utiliser les méthodes et outils de recherche et d’analyse de données quantitatives et /ou qualitatives