Branche
Industries pétrolières
Famille
Administration – Gestion
Sous-famille
Administration générale
Description
Assurer et/ou organiser, pour un supérieur hiérarchique ou pour une équipe, au moyen des outils bureautiques, le traitement et la circulation des informations, des documents et des communications téléphoniques liés à l’activité du service ou au suivi de dossiers.
Activités principales
- Accueil téléphonique ou physique des personnes / groupes / publics
- Prise de rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité
- Traitement et rédaction de courriers, de documents, diffusion d’informations
- Rédaction et mise en forme des informations (note de service, courrier, courriel, fiche utilisateurs, ..)
- Montage de dossiers
- Prise de notes orales et saisie de documents
- Réalisation d’activités administratives (réservation de salles, de déplacements et d’hébergement, factures, commandes de matériel, etc.) et logistiques courantes (reprographie, gestion du courrier, dossiers, de documents, ..)
- Recherche et mise à jour de données, de tableaux concernant l’activité de l’unité
- Classement et archivage de documents
Savoir-faire
- Accueillir et orienter les personnes / groupes / publics
- Prendre des notes
- Synthétiser des données et des informations et rédiger des documents dans son domaine de spécialité
- Conduire un entretien en face à face et / ou téléphonique
- Elaborer un plan de classement et d’archivage
- Utiliser les outils bureautiques, les systèmes d’informations et les logiciels dédiés
- Ajuster le plan de charge en fonction de divers paramètres / priorités (charge, demandes clients, moyens à disposition, délais requis, etc.)
- Discerner les informations confidentielles de celles qui peuvent être communiquées en interne / externe
- Transmettre des informations liées à l’activité de manière claire et compréhensible, auprès de différents interlocuteurs
- Utiliser les méthodes et outils de recherche et d’analyse de données quantitatives et /ou qualitatives
Formation / Expérience professionnelle nécessaire
Bac ou BTS/DUT spécialisés (BAC+2)
Condition(s) particulière(s) d’exercice
Maîtriser la langue anglaise est souhaité