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    Secrétaire / Assistant(e)

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    Branche
    Industries pétrolières
    Famille
    Administration – Gestion
    Sous-famille
    Administration générale

    Description

    Assurer et/ou organiser, pour un supérieur hiérarchique ou pour une équipe, au moyen des outils bureautiques, le traitement et la circulation des informations, des documents et des communications téléphoniques liés à l’activité du service ou au suivi de dossiers.

    Activités principales

    • Accueil téléphonique ou physique des personnes / groupes / publics
    • Prise de rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité
    • Traitement et rédaction de courriers, de documents, diffusion d’informations
    • Rédaction et mise en forme des informations (note de service, courrier, courriel, fiche utilisateurs, ..)
    • Montage de dossiers
    • Prise de notes orales et saisie de documents
    • Réalisation d’activités administratives (réservation de salles, de déplacements et d’hébergement, factures, commandes de matériel, etc.) et logistiques courantes (reprographie, gestion du courrier, dossiers, de documents, ..)
    • Recherche et mise à jour de données, de tableaux concernant l’activité de l’unité
    • Classement et archivage de documents

    Savoir-faire

    • Accueillir et orienter les personnes / groupes / publics
    • Prendre des notes
    • Synthétiser des données et des informations et rédiger des documents dans son domaine de spécialité
    • Conduire un entretien en face à face et / ou téléphonique
    • Elaborer un plan de classement et d’archivage
    • Utiliser les outils bureautiques, les systèmes d’informations et les logiciels dédiés
    • Ajuster le plan de charge en fonction de divers paramètres / priorités (charge, demandes clients, moyens à disposition, délais requis, etc.)
    • Discerner les informations confidentielles de celles qui peuvent être communiquées en interne / externe
    • Transmettre des informations liées à l’activité de manière claire et compréhensible, auprès de différents interlocuteurs
    • Utiliser les méthodes et outils de recherche et d’analyse de données quantitatives et /ou qualitatives

    Formation / Expérience professionnelle nécessaire

    Bac ou BTS/DUT spécialisés (BAC+2)

    Condition(s) particulière(s) d’exercice

    Maîtriser la langue anglaise est souhaité